Work + Blog Organization

September means back to work, fashion month and head full of projects. When you have a blog and a job at the same time, organization is a thing that you don’t want to miss. During the past few months, I struggled to get sh** done and prioritize my tasks. But, since it’s all about plan and do, plan and do, I found the best tools to claim days full of productivity. I strongly believe that success means organization and today, I share with you 3 things that help me to organize my days, weeks and months.

 

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Planner

🇬🇧 I am a big fan of planners. I can say that I made a collection, and I like to take care of them throughout the year. I am able to order a diary at the other side of the world for its design! For this year, I had (as always) two main criteria: spirals and a page a day. Spirals are more practical for me, when it comes to planners or notebooks. I always had spiral notebooks at school, and for the agenda, it need to keep it always open on the page of the day. I have many things to note, to check, to change, to modify, to add or to cross. So, opening my agenda every 10 minutes or have to “break” the fold to keep it open (and take up more space) annoys me a bit!

As for the very structure of the agenda, one page a day has become my first choice. With two activities in parallel, I need to organize my day hour after hour, and to be able to keep an eye on my hours worked. When you’re a freelancer, it’s very important. Without office hours, it is difficult to keep the wire. But above all, I find it so essential to know my productivity and thus evaluate the time spent on a task. So on my page of the day, I draw a kind of rule vertically. Every morning, ideally, I note my tasks, my appointments at specific times, and I can organize my day: 1 hour for mails in the morning, 2 hours for the client then, 1 hour to edit photos … At the moment, I use a Mr. Wonderful diary because I did not have time to seek further … unfortunately, I find it a little too personalized and not clean enough, not to mention all the pages I would never use and childish colors! So, for January 2018, I will change.

🇫🇷 Je suis une grande addict d’agendas. Je les collectionne presque, et j’aime en prendre soin tout au long de l’année. Je suis capable de commander un agenda à l’autre bout du monde pour son design ! Pour la rentrée, j’avais (comme à chaque fois) deux critères principaux : des spirales et une page par jour. Les spirales, c’est plus pratique pour moi, que ce soit pour les agendas, les cahiers ou les notebooks. J’ai toujours eu des cahiers à spirale à l’école, et pour l’agenda, cela me permet de le garder toujours ouvert sur une page à la journée du jour. J’ai beaucoup de choses à noter, à cocher, à changer, à modifier, à ajouter ou à barrer. Donc, ouvrir mon agenda toutes les 10 minutes ou devoir le “casser” à la pliure pour le garder ouvert (et prendre plus de place) me gonfle un peu ! 

Pour ce qui est de la structure même de l’agenda, une page par jour est redevenu (depuis le collège !) mon premier choix. Avec deux activités en parallèle, j’ai besoin d’organiser ma journée heure après heure, et de pouvoir garder un oeil sur mes heures de travail effectuées. Lorsque l’on est en freelance, c’est très important. Sans heures de bureau, il est difficile de garder le fil. Mais surtout, je trouve ça tellement essentiel pour connaître sa productivité et ainsi évaluer à chaque fois le temps passé sur une tâche. Donc, sur ma page du jour, je trace une espèce de règle à la verticale. Chaque matin, dans l’idéal, je note mes tâches, mes rendez-vous à heures précises, et je peux organiser ma journée : 1 heure pour les mails le matin, 2 heures pour le client ensuite, 1h pour retoucher des photos… et ainsi de suite. En ce moment, j’utilise un agenda Mr. Wonderful parce que je n’ai pas eu le temps de chercher un peu plus… malheureusement, je le trouve un peu trop personnalisé et pas assez épuré, sans compter toutes les pages dont je ne me sers jamais et les couleurs enfantines ! Du coup, pour Janvier 2018, je changerai.

 

Google Agenda

🇬🇧 I really like the Google Calendar application on the phone, and I find it absolutely bad on computer! So, it is from my iPhone that I mainly note the trips and meetings. That way, I always have it with me, I can log the hours, the addresses, and open directly in Google Maps to get there. I have a color code for events, personal appointments, pro appointments and getaways. I like the monthly view, but the planning view is very nice too!

🇫🇷 J’aime énormément l’application Google Agenda sur téléphone, et je la trouve absolument nulle sur ordinateur ! Du coup, c’est de mon iPhone que je note surtout les voyages et rendez-vous à l’extérieur. Comme ça, je l’ai toujours avec moi, je peux noter les heures, les adresses, et ouvrir directement dans Google Maps pour m’y rendre. J’ai un code couleur pour events, rendez-vous perso, rendez-vous pro et déplacements. J’aime le mettre en vue mensuelle, mais la vue planning est très chouette aussi !

 

CoSchedule

🇬🇧 CoSchedule is a web app that I find absolutely perfect and has revolutionized my way of working! This is a very complete calendar for all people working in social media or digital in general; duplicated with intelligent task lists. The calendar is made to work in team, but I do not use this function because … well, I work alone!

I have two calendars, one for the client and one for the blog. What’s cool is that the calendar for the blog is integrated with WordPress, so I can plan my blog posts and it creates a draft + a to-do list automatically. I will not go into the details of my way of using it for the client, but for the blog:
– I plan my posts, with a list of tasks associated. In the monthly view, I can see how much the item has been advanced.
– I plan some Instagram posts, for example those sponsored which I have a specific date. CoSchedule makes it possible to plan + post on most social networks, as much to say to you that it is foolishly practical.
– I note the appointments and trips, that way I can have an overview of the activities for the blog.
– I can, at each blog post, schedule a social campaign: so I plan tweets and pictures for Pinterest. Note that thanks to Pinterest and my activity on it, I tripled my blog traffic in just a few months.

The monthly view is great to have, at a glance, what has been done, what remains to do and busy days, or less loaded! I really feel that this tool works for me, especially for the social campaign function. Know that you can program and publish newsletters, videos and a lot of other things. When something has been posted or done (task checked), it becomes gray. Objective: to have a gray box at the end of the day! Honestly, it is a very good tool for productivity.

🇫🇷 CoSchedule est une web app que je trouve absolument parfaite et elle a révolutionné ma façon de travailler ! C’est un calendrier très complet pour toutes les personnes travaillant dans le social media ou le web en général ; doublé de listes de tâches intelligentes. Le calendrier est fait pour travailler en team, mais je n’utilise pas cette fonction car… et bien je travaille seule !

J’ai deux calendriers, un pour le client et un pour le blog. Ce qui est chouette, c’est que le calendrier pour le blog est intégré à WordPress, de façon à planifier mes articles de blog et créer un brouillon + une liste de tâches automatiquement. Je ne vais pas rentrer dans les détails de ma façon de l’utiliser pour le client, mais pour le blog :
– Je planifie mes articles, avec une liste de tâches associée. Dans la vue mensuelle, je peux voir à quel pourcentage l’article a été avancé.
– Je planifie quelques posts Instagram, par exemple ceux sponsorisés dont j’ai une date précise. CoSchedule permet de planifier + poster sur la plupart des réseaux sociaux, autant vous dire que c’est vachement pratique.
– Je note les rendez-vous et déplacements, histoire d’avoir une vue d’ensemble des activités du blog.
– Je peux, à chaque article de blog, programmer une campagne sociale : ainsi, je planifie des tweets et des photos pour Pinterest. Sachez que, grâce à Pinterest et à l’activité récurrente, j’ai triplé mon traffic du blog en quelques mois seulement.

La vue mensuelle est top pour avoir, en un coup d’oeil, ce qui a été fait, ce qui reste à faire et les journées chargées, ou moins chargées ! J’ai vraiment l’impression que cet outil travaille pour moi, surtout pour la fonction campagne sociale. Sachez que vous pouvez programmer et publier newsletters, vidéos et un tas d’autre choses. Lorsque quelque chose a été posté ou réalisé (tâche cochée), tout ce grise. Objectif : avoir une case du jour grise à la fin de la journée ! Honnêtement, c’est un très bon outil pour la productivité.

 

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6 Comments

  1. 5 September 2017 / 7 h 27 min

    Que de bons conseils !
    J’hésite à m’acheter un planner depuis bien longtemps mais le prix me rebute un peu je dois dire… Aurais tu une marque chouette et abordable à conseiller ?
    Je ne connaissais pas du tout Coschedule et quelle découverte ! Je sais que cette app va bien me servir.
    Bisous ma belle,
    Pêche
    http://www.pecheneglantine.wordpress.com

    • Lola
      7 September 2017 / 18 h 22 min

      Hello,
      Malheureusement je ne connais pas de bon planner en dessous de 20€ !

  2. fatoushe@yahoo.fr
    18 September 2017 / 15 h 14 min

    Bonjour Lola,

    Merci pour cet article! Tu dis que cet agenda Mr Wonderful n’est pas assez épuré. Comme je n’ai toujours pas acheté de planner pour 2017-2018, en aurais-tu à conseiller stp? ou bien vers lesquels te dirigerais-tu pour ton nouvel achat en 2018?
    J’ai les mêmes critères que toi: spirale et une page par jour, c’est por cela que je me permets de te poser la question:)

    Merci Beaucoup de ta réponse!

    Bonne Journée,

    Fatma

    • Lola
      19 September 2017 / 15 h 15 min

      Bonjour Fatma,
      J’aime bien les marques kikki.k ou band.do. La première, ils livrent en france mais tu peux avoir des frais de douane, ce sont d’excellents produits ceci-dit, avec une qualité au top (ce qui est quand même important pour quelque chose que l’on trimballe toute l’année !). La seconde marque, elle se trouve sur asos ;)

  3. fatoushe@yahoo.fr
    23 September 2017 / 21 h 22 min

    Merci Beaucoup Lola!

    • Lola
      25 September 2017 / 11 h 10 min

      De rien !

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